التدفق القياسي لدورة البيع والتحصيل

التدفق

العرض ← طلب البيع ← فحص الائتمان ← انتقاء/تعبئة ←
شحن ← فاتورة ← استلام الدفعة ←
تطبيق النقد ← مطابقة البنك

تسع خطوات. اثنتان منها تُرحّلان قيوداً محاسبية (الشحن + الفاتورة، واستلام الدفعة). الباقي ضوابط وتحويلات.

خطوة بخطوة

١. العرض (اختياري)

فريق المبيعات يُعدّ عرض سعر: العميل، الأصناف، أسعار الوحدة المتفق عليها، مدة الصلاحية، شروط الدفع. يُرسَل للمشتري للموافقة. إن تحوّل إلى طلب، يتم التحويل دون إعادة إدخال.

لا أثر محاسبي. مجرد عرض تجاري.

٢. طلب البيع

العميل يؤكّد. يُنشَأ طلب البيع بـ: العميل، عنوان التسليم، الأصناف + الكميات، الأسعار، تاريخ التسليم الموعود، شروط الدفع المتّفق عليها.

في AION، طلب البيع (SO) التزام — يظهر في تقرير المبيعات المستقبلي، يحجز المخزون إن كان مُعداً لذلك، ويُشغّل قوائم الانتقاء في المخزن.

لا أثر محاسبي بعد.

٣. فحص الائتمان

أهم ضابط في دورة البيع والتحصيل.

النظام يقارن:

• حدّ ائتمان العميل (المحدَّد في سجل العميل)
• رصيد ذممه المدينة المفتوح حالياً
• أي فواتير متأخّرة

إن كان طلب البيع الجديد سيدفعه فوق الحدّ، أو لديه فواتير متأخّرة أكثر من حدّ التسامح، يُعلَّم الطلب لإصدار يدوي. محلّل ائتمان أو المدير المالي يجب أن يعتمد قبل المتابعة.

٤. الانتقاء / التعبئة

المخزن يسحب الأصناف مقابل طلب البيع. أرقام الدُفعات وتواريخ الصلاحية تُلتقَط عند الانتقاء (حرج في الأغذية — يجب الشحن FIFO/FEFO لتجنّب وصول منتج منتهي الصلاحية للعميل).

وثائق التعبئة تُولَّد لكل شحنة.

٥. الشحن

البضاعة تُغادر المخزن. الناقل يُحدَّد. بوليصة الشحن / مذكرة التسليم تُولَّد.

أول أثر محاسبي:

الحساب	مدين	دائن
تكلفة البضاعة المباعة	س
مخزون البضاعة التامة		س

التكلفة المستخدمة هي متوسط التكلفة الدوري الحالي للأصناف المشحونة. لحظة مغادرة الشاحنة، المخزون يقلّ وتكلفة البضاعة المباعة تزيد. ليس عند إصدار الفاتورة، ولا في نهاية الشهر — عند الشحن.

٦. الفاتورة

فاتورة العميل تُولَّد من الشحنة — نفس الأصناف، نفس الكميات، بأسعار طلب البيع. في بيئة ضريبة القيمة المضافة، يُحسَب التفصيل الضريبي ويُعرَض على الفاتورة.

ثاني أثر محاسبي:

الحساب	مدين	دائن
الذمم المدينة - العميل	س + ص
إيرادات المبيعات		س
ضريبة القيمة المضافة - المخرجات		ص

الإيراد الآن معترَف به. العميل يدين لك.

في دول ZATCA/ETA، يجب أن تُولَّد الفاتورة أيضاً في صيغة الفاتورة الإلكترونية المطلوبة مع رمز QR و(في المرحلة الثانية) تُرسَل للهيئة الضريبية فوراً.

٧. استلام الدفعة

العميل يدفع — تحويل، شيك، بطاقة، نقد، أيّاً كان. المالية تُسجّل الاستلام مقابل حساب العميل.

ثالث أثر محاسبي:

الحساب	مدين	دائن
البنك	س + ص
الذمم المدينة - العميل		س + ص

٨. تطبيق النقد

إن كانت الدفعة تُغطّي فاتورة محدّدة، تُطبَّق مباشرةً. إن كانت مبلغاً إجمالياً يُغطّي فواتير متعدّدة، مطبِّق النقد (محاسب أو قاعدة مطابقة آلية) يُوزّع الدفعة على الفواتير الصحيحة.

الدفعات الجزئية، الخصومات، الدفعات الناقصة، والنقد غير المطبَّق كلها تحدث هنا.

٩. مطابقة البنك

في نهاية الشهر، كل استلام مُسجَّل في النظام يجب أن يكون له إيداع مقابل في كشف البنك. البنود غير المطابقة يُحقَّق فيها.

المشكلات السبع في الشركات المتوسطة

أ. الطلبات تُلتقَط خارج النظام. مناديب المبيعات يأخذون الطلبات على واتساب أو الهاتف؛ طلب البيع الرسمي يُنشَأ بعد أيام — إن أُنشِئ أصلاً. المخزون يُحجَز متأخّراً، مواعيد التسليم تُفوَّت، المخزون خاطئ.

ب. حدود الائتمان موجودة لكن لا يتحقّق منها أحد. “نثق بهذا العميل” يحلّ محل الضابط الحقيقي. ثم يُفلِس العميل ويكتشف المالك أنه كان يتجاوز حدّه بـ ٦ أضعاف.

ج. الشحن والفاتورة منفصلان. المخزن يشحن بناءً على قوائم انتقاء ورقية؛ الذمم الدائنة تفوتر بعد أيام من الذاكرة. كمية الشحن وكمية الفاتورة تختلفان. نزاعات العملاء تتبع.

د. تكلفة البضاعة المباعة خاطئة. التكلفة القياسية تُحدَّد مرّة في نهاية السنة ولا تُحدَّث أبداً؛ تقرير الهامش الإجمالي خيال. قرارات التسعير على الخيال قرارات سيّئة.

هـ. توقيت الاعتراف بالإيراد غامض. هل هو عند الشحن؟ عند الفاتورة؟ عند قبول العميل؟ أشخاص مختلفون يُرحّلون تواريخ مختلفة وقطع نهاية الشهر فوضى.

و. أعمار الذمم تُشغَّل ربع سنوياً، لا يومياً. حين ترى شريحة ٩٠ يوماً، تكون قد أصبحت ١٢٠. التحصيل يبدأ متأخّراً جداً.

ز. النقد يُطبَّق من الذاكرة. “أظنّ أن هذا التحويل ٤٢,٠٠٠ ريال كان لطلب بنده” — لا أثر وثائقي، لا طريقة لإثباته عند المراجعة.

الدرس التالي

في الدرس ٣ — كيف تؤتمت AION دورة البيع والتحصيل، سنستعرض كل خطوة ونعرض مزايا AION التي تؤتمتها، إضافةً إلى محلّلات SLA التي تتعامل مع المحاسبة تلقائياً.